Tecnosolucions

1. Estudi documental

La primera fase de gestió documental consisteix en l'estudi de la situació actual de la documentació del client: com es genera, com s'arxiva, com es localitza..., identificant i proposant possibles àrees de millora.

El diagnòstic inicial ens permet crear l'estructura documental, de manera que l'enregistrament, el registre, la digitalització i la ubicació optimitzin la consulta de cara al futur.

Tot aquest procés es desenvolupa en estreta col•laboració amb el client, assumint així la pròpia funció de consultoria. Encara que no vulgui moure la documentació del seu arxiu, podem ajudar-li a fer un arxiu més eficient.


2. Custòdia

La documentació es custodia a les instal•lacions propietat de Tecnosolucions, garantint l'ordre, accessibilitat, seguretat i confidencialitat. S'emmagatzema en prestatgeries d'arxiu d'accés directe o mitjançant altures de palets.

El nostre sistema de custòdia de documentació està orientat a la rapidesa i precisió davant qualsevol consulta que es necessiti realitzar. Custodiem tant expedients individuals, com AZ-DefinyClass, contenidors de diferents magnituds, etc.

La nostra política és la disposició al client, de manera que el client asseu en tot moment que la seva documentació està a les seves pròpies instal•lacions, independentment de la distància que hagi pel mig.


2.1 Tractament documental

El tractament documental de la informació sempre es pacta amb les exigències del client.

La descripció de la documentació informatitzada pot ser tan extensa o breu com així es desitgi amb un límit de més de 20.000 caràcters i amb una àmplia varietat de camps d'enregistrament.

Els nostres passos són els següents:

Validació

Es valida la base de dades del client o es crea una base de dades en cas de no disposar d'ella i es generen usuaris i accessos autoritzats.

Enregistrament

Enregistrament de les dades corresponents a cada sèrie documental per a la seva ubicació i tractament. Enregistrament del rang o data en la qual un document queda cancel•lat per a la seva possible futura destrucció.

Emissió

Emissió d'actes de transferència a petició del client: contenidor, subcontenidor o documents.

La documentació s'emmagatzema, classifica i registra a través d'una etiqueta amb un rang de numeració. A l'etiqueta només figura un codi de barres, l'objecte de les quals és protegir la identitat d'origen.


2.2 Seguretat

Les nostres instal•lacions conten amb estrictes mesures de conservació i seguretat, protecció contra incendis i contra inundacions, sistemes d'alarmes i videovigilància, sensors de moviment, etc.

Alarma connectada les 24 hores a una central receptora d'alarmes.
Disposem de càmeres de vigilància al voltant de tot el recinte i en l'interior de les nostres instal·lacions.
Sensors de moviment que connecten l'alarma davant qualsevol moviment imprevist.
Detectors de fum o foc que connecten l'alarma i donen l'avís a la central.
Revisions periòdiques preventives de desinfecció, desinsectació i desratització en tot l'arxiu.

A més les nostres instal•lacions es netegen setmanalment, tant a nivell de nau com a nivell de prestatgeries.


3. Gestió documental

Els arxius poden ser sol·licitats en qualsevol moment. Per això, buscant sempre la comoditat, la seguretat i la confidencialitat:

 S’estableix personal acreditat per sol•licitar la documentació.

 Es registren totes les operacions realitzades per cada usuari.

 S'elaboren estadístiques de consultes i serveis que el client ha sol•licitat.

Oferim diverses alternatives pel lliurament de la documentació sol•licitada:

 Enviament de la documentació digitalitzada mitjançant correu electrònic. El nostre eslògan és que “no és la documentació la qual ha de viatjar, sinó la informació”. D'aquesta manera, s'obté un major nivell de seguretat.

Tots els enviaments d'informació confidencial van prèviament encriptats mitjançant contrasenya.

 Enviament per qualsevol altre mitjà tradicional sempre que el client ho sol•liciti.

 Si ho desitja, el client pot consultar la documentació en les nostres pròpies instal•lacions.


3.1. Programari especialitzat

Disposem de programari desenvolupat i evolucionat específicament per a la gestió de documentació, que ens permet adaptar-nos amb rapidesa i a cada moment a les necessitats operatives de cada client.

Gràcies a ell es controlen minuciosament i sense opció a error els més de 3000 metres lineals de documentació que actualment guardem i custodiem a les nostres instal•lacions.


3.2. Gestió de consultes: Consulta integral a través de web

Com servei extra, disposem d'un sistema de consulta en temps real que permet gestionar la seva documentació digital:

 Recerca de la documentació segons diferents criteris.

 Descàrrega, impressió i múltiples opcions de gestió de la documentació digital.

 Estadístiques sobre les accions realitzades i seguiment d'usuaris.

La web està allotjada en un servidor segur (https), disposant de diversos sistemes d'autenticació. D'aquesta manera permet l'accés, exclusivament, a aquells usuaris autoritzats.


4. Digitalització

Com valor afegit al servei de custòdia, oferim aquest servei de digitalització de documents, encara que també poden realitzar-se treballs puntuals sense necessitat de custodiar físicament la documentació.

Pe això oferim els sistemes més avançats de captura i arxiu d'imatges ja sigui documentació clínica, plans, albarans, factures, etc.

Els principals avantatges d'aquest procés són:

 Garantir la conservació de la informació independentment dels sistemes de seguretat amb els quals es tingui guardada en suport físic.

 L'agilitat de les consultes, ja que pot realitzar-les a través del seu propi ordinador, sempre que no requereixi la consulta del document original.

 Estalvi en temps de consulta.

 Disminució de l'espai físic.


5. Destrucció confidencial

La documentació ha de ser conservada segons el temps establert en cada cas per la llei, depenent de la seva naturalesa, o bé perquè cada empresa estableix els seus criteris particulars de conservació. Per això, una vegada complert aquest temps de conservació aconsellem realitzar un expurgo de la mateixa i per tant, una destrucció confidencial.

Contem amb el nostre propi servei de destrucció confidencial de documents. La documentació és traslladada a un gestor de residus autoritzat on manualment els nostres treballadors introdueixen la documentació a destruir i finalitzat aquest procés se'ls subministra un certificat signat i segellat.

En tot moment, el procés es realitza segons la normativa vigent: Llei de Protecció de Dades (LOPD) i Gestió de qualitat ISO 9001:2008.